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SAP S/4HANA

Otto Bihler zentralisiert SAP-Dokumentenmanagement

Bernd Reder ist freier Journalist und Autor mit den Schwerpunkten Technologien, Netzwerke und IT in München.
Eine übergreifende Verwaltung von SAP-Dokumenten bei der Otto Bihler Maschinenfabrik vereinfacht die Zusammenarbeit von Business und Engineering.
In Halblech im Allgäu hat die Otto Bihler Maschinenfabrik ihren Hauptsitz. Das Familienunternehmen mit etwa 1.100 Beschäftigten führte bereits 2019 SAP S/4HANA ein.
In Halblech im Allgäu hat die Otto Bihler Maschinenfabrik ihren Hauptsitz. Das Familienunternehmen mit etwa 1.100 Beschäftigten führte bereits 2019 SAP S/4HANA ein.
Foto: Otto Bihler Maschinenfabrik

Bereits 2019 führte die Otto Bihler Maschinenfabrik SAPSAP S/4HANA ein. Das Familienunternehmen aus Halblech (Allgäu) hat sich auf Systeme für die Stanzbiegetechnik spezialisiert. Im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie wollte Otto Bihler nun ein einheitliches und transparentes Wissensmanagement auf Basis von SAP einrichten. Alles zu SAP auf CIO.de

Spezielle Anforderungen

Dabei mussten spezielle Anforderungen berücksichtigt werden. So sieht der SAP-Standard vor, dass jeder einzelnen Datei eine Beschreibung zugeordnet wird. Gefordert war jedoch eine Massenanlage mit einer Verschlagwortung der Dokumente - ein wichtiger Punkt, wenn es darum geht, Dokumente aus der Produktion zu speichern.

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Bihler hat sich auf Systeme und Werkzeuge für die Stanzbiegetechnik spezialisiert.
Bihler hat sich auf Systeme und Werkzeuge für die Stanzbiegetechnik spezialisiert.
Foto: Otto Bihler Maschinenfabrik

Zudem hat Bihler Konstruktionsabteilungen, die CAD-Software einsetzen. Auch sie mussten mit SAP verknüpft werden. Dies erfolgte mithilfe der SAP-Add-ons Engineering Control Center (ECTR) und Factory Control Center (FCTR). Die Dokumenteninfosätze werden auf dem SAP Content Server abgelegt.

Umsetzung mit Add-on Smart-PLM Documents

Auf der Suche nach einer Dokumentenmanagement-Software wurden die Fachleute bei Smart-PLM Aigner fündig. Das SAP-Beratungshaus aus Mitterskirchen (Niederbayern) verfügt mit Smart-PLM Documents über ein passendes SAP-Add-on.

Zunächst wurden die Dokumentarten ermittelt und in Clustern zusammengeführt. "Um die Kollegen bei der Einführung zu unterstützen, bauten wir ein Key-User-Konzept mit Kernteams auf", sagt Alexandra Blümle, Abteilungsleiterin Digitalisierungsprojekte bei Bihler.

Alle Dokumente im jeweiligen Kontext abgelegt

Mittlerweile nutzen 800 Mitarbeitende das Tool. Es integriert eine adaptive Dokumentenverwaltung über die Dienste zum Objekt in den SAP-Standard. "ECTR speichert Engineering-Dokumente in der gleichen Form wie unser Tool. Da können wir aufsatteln und diese auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich machen", sagt Christian Fürstinger, Senior SAP-Berater bei Smart-PLM Aigner. Das spart anderen Abteilungen zudem die Investition in eine ECTR-Lizenz.

Das Core-System, das Smart-PLM Aigner bei Otto Bihler implementierte: Das SAP-Dokumentenmanagement legt Dokumente und Daten auf einer zentralen Plattform ab.
Das Core-System, das Smart-PLM Aigner bei Otto Bihler implementierte: Das SAP-Dokumentenmanagement legt Dokumente und Daten auf einer zentralen Plattform ab.
Foto: Smart-PLM Aigner

Das Dokumentenmanagement legt nun alle Dokumente mit Bezug zu den korrespondierenden SAP-Belegen ab. So werden Einkaufsdokumente mit entsprechenden technischen Unterlagen zur Maschine gemeinsam mit der Bestellung gespeichert.

"Mit dem einheitlichen Dokumentenmanagement ist es nun mit wenigen Klicks möglich, sich auch für die Wartung älterer im Einsatz befindlicher Maschinen einen schnellen Überblick mit allen dazugehörigen Dokumenten zu verschaffen", so Alexandra Blümle. "Gleichzeitig hat sich unser interner Wartungsaufwand verringert, denn wir müssen uns nur noch um ein unternehmensweites Kernsystem kümmern."

Otto Bihler Maschinenfabrik | SAP-Dokumentenmanagement
Branche: IndustrieIndustrie
Use Case: Zentrale Verwaltung von SAP-Dokumenten
Lösung: SAP-Add-on Smart-PLM Documents
Partner: Smart-PLM Aigner Top-Firmen der Branche Industrie

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